Straż Miejska w Ostrowcu Świętokrzyskim - Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa

INFORMACJA
dla sygnalistów (na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)

§ 1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie do Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim (dalej jako: „Straż Miejska”) może być dokonane:

1. pisemnie w formie listownej na adres: Straż Miejska w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, z dopiskiem na kopercie „sygnalista - zgłoszenie zewnętrzne - do rąk własnych Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń", bez wskazywania na kopercie danych nadawcy;
2. ustnie, w siedzibie Straży Miejskiej, podczas spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty
   w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym zakresie.

§ 2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie, o której mowa w rozdziale 2 ustawy, od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. Każde zgłoszenie wpływające do Straży Miejskiej podlega wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Straży Miejskiej, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

2. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od jego przekazania, informując o tym sygnalistę oraz wskazując mu – jeżeli ma to zastosowanie – że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych.

3. Jeżeli ze zgłoszenia nie wynika wprost kontekst związany z pracą, przekazuje się sygnaliście informację w tym zakresie, wskazując mu, iż do czasu wykazania kontekstu związanego z pracą, nie jest możliwe podjęcie działań zgodnych z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

4. Procedowanie zgłoszenia dotyczącego naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Straży Miejskiej polega w szczególności na:

1. przekazaniu sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż
   w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
2. wpisaniu zgłoszenia do rejestru;
3. podjęciu działań następczych;
4. przekazaniu sygnaliście informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia,
   w uzasadnionych przypadkach przekazanie informacji może nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia jego przyjęcia
5. przekazaniu sygnaliście informacji o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.

5. Jeżeli nie zagraża to ochronie poufności tożsamości sygnalisty, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Przesłanie żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji jest dobrowolne, a sygnalista może się temu sprzeciwić.

6. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, po zgromadzeniu materiałów dotyczących danego zgłoszenia, dokonuje jego analizy oraz weryfikuje zasadność podjęcia dalszych działań, w tym dokonując ich wyboru.

7. Jeżeli zgłoszenie dotyczące sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa
w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, nie podejmuje się działań następczych i informuje się
o tym sygnalistę, podając uzasadnienie, a w przypadku kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania, bez informowania o tym sygnalisty.

8. Zgłoszenie dotyczące naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Straży Miejskiej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, przekazuje się do organu właściwego do podjęcia działań następczych, informując o tym sygnalistę.

9. Straż Miejska, jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte
w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

§ 4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

1. Straż Miejska przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie:

1) nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia,

2) nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 1.

2. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych
i powodów takich działań.

3. Straż Miejska informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

§ 5. Zasady poufności

1. Straż Miejska gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń jest obowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji
i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

4. Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Straży Miejskiej, pracownik ten jest obowiązany do:

1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia do Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń - bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

§ 6. Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieposiadającym upoważnienia Komendanta, chyba że:

1. odbywa się to za jego wyraźną zgodą lub
2. ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, po uprzednim przesłaniu sygnaliście pisma z wyjaśnieniami powodów ujawnienia jego danych osobowych, jeżeli takie powiadomienie nie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.

2. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, organ lub właściwy sąd powiadamia
o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

3. Straż Miejska po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

4. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. 2), zwanego dalej "RODO", nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 2 niniejszej informacji albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

5. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 2 niniejszej informacji albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, Straż Miejska usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.

8. Przepisu ust. 7 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

9. Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 2 niniejszej informacji albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

10. Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście,

2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej
w sposób niezgodny z tymi celami,

3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne,

4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,

5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów,

6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych.

§ 7. Informacje dla osób, których dotyczą dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych jest Straż Miejska w Ostrowcu Świętokrzyskim reprezentowana przez Komendanta z siedzibą w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – Panią Małgorzatę Chrzanowską, z którą można skontaktować się, pisząc na adres Administratora lub adres poczty elektronicznej: iod.sm@um.ostrowiec.pl

3. Celem przetwarzania danych jest przyjęcie i obsługa zgłoszenia zewnętrznego oraz podjęcie działań następczych.

4. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;

6. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
4. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania);

7. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, możliwe jest wniesienie skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Pozostałe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

1. podanie danych przez sygnalistę jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego i podjęcia ewentualnych działań następczych;
2. dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
3. dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych;
4. źródłem danych osobowych osób, których zgłoszenie zewnętrzne dotyczy jest sygnalista w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.

9. Administrator zapewnia poufność danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym. Dostęp do danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie posiadają upoważnieni przez Administratora pracownicy Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim zobowiązani do zachowania w tajemnicy tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, tj. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Dane osobowe mogą być przekazane podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na postawie zawartej umowy lub porozumienia zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO.

§ 8. Charakter działań następczych

Działania następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

§ 9. Środki ochrony prawnej  sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

1. W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.  W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia w wysokości określonej w ustawie o ochronie sygnalistów.

2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej
w punkcie Nieodpłatnej Pomocy Prawnej, znajdującym się w Starostwie Powiatowym w Ostrowcu Świętokrzyskim. W tym celu należy skontaktować się z pracownikiem Starostwa pod numerem telefonu
664-990-364. Poufna porada prawna dostępna jest w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30.

§ 10. Warunki ochrony sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności

1. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

§ 11. Zachęta

Straż Miejska zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego,
a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

§ 12. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

1) informacyjna linia obywatelska: 800-676-676,

2) adres poczty elektronicznej: biurorzecznika@brpo.gov.pl,

3) adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa