kontrolujący

Wojewoda Świętokrzyski

Czas przeprowadzonej kontroli

29.05.2013r. –17.06.2013r.

Zakres kontroli

Dokonanie oceny funkcjonowania Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim w zakresie:

-        oceny realizacji i dokumentowania czynności związanych z ujawnianymi wykroczeniami,

-        ewidencjonowania podejmowanych działań,

-        oceny poziomu współpracy z Policją.

Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania

Protokół kontroli problemowej z realizacji i dokumentowania przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim,
ul. Świętokrzyska 22, czynności związanych  z ujawnianymi wykroczeniami oraz stosowania uprawnień przez funkcjonariuszy straży, ewidencjonowania podejmowanych działań oraz oceny poziomu współpracy z Policją  l.dz.E-MK-5320/3/12/2013 z dnia 17.06.2013r.

5. Wnioski, zalecenia

Ponieważ nie stwierdzono, aby w czasie wykonywania zadań strażnicy Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim naruszyli przepisy prawa w związku z prowadzeniem postępowań w sprawach o wykroczenia, odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych.

6. Podjęte działania

Brak

kontrolujący

Zespół Audytu Wewnętrznego Urząd Miasta w Ostrowcu Świętokrzyskim

Czas przeprowadzonej kontroli

04.11.2013r. –20.11.2013r.

Zakres kontroli

Analiza funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w badanych obszarach – obszary ryzyka wytypowane w planie audytu na 2013 rok pogrupowane według standardów kontroli zarządczej (przy uwzględnieniu obszarów, które dotyczą bezpośrednio działalności jednostki):

- środowisko wewnętrzne,

- cele i zarządzanie ryzykiem,

- mechanizmy kontroli,

- informacja i komunikacja,

- monitoring i ocena.

Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania

Protokół z narady zamykającej z dnia 02.12.2013r.: omówienie wniosków, proponowane zalecenia i rekomendacje.

5. Wnioski, zalecenia

-          przeanalizować zarządzenie w sprawie „Systemu kontroli zarządczej” pod kątem aktualności i obowiązujących wewnętrznych procedur i instrukcji,

-          wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu wzmocnienie kontroli wewnętrznych w zakresie przestrzegania przez pracowników zapisów zawartych w poszczególnych dokumentach wewnętrznych,

-          przy podpisywaniu list obecności wprowadzić taki system, by każdorazowo można było ustalić obecność pracownika w danym dniu,

-          dostosować szczegółowe zapisy zawarte w Zakładowym Planie Kont SM w zakresie opisu
i stosowania kont kosztów zgodnie z obowiązującą podziałką budżetową określoną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 02.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych,

-          stawkę zwrotów kosztów używania w podróżach służbowych samochodów osobowych stanowiących własność pracowników stosować w wysokości zgodnej ze stawkami zalecanymi dla jednostek zawartymi w Okólniku Nr 1 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 25.01.2007r. zmienionym Okólnikiem Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego Nr 7/2007 z dnia 10.10.2007r. w zakresie wysokości stawek oraz sposobu ich rozliczania za przejechane kilometry podróży służbowej,

-          dokumenty księgowe ujmować na poszczególnych paragrafach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz wytycznymi zawartymi w pismach Ministerstwa Finansów,

-          w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego ujęcia operacji w księgach rachunkowych sporządzać stosowne korekty,

-          wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu przestrzeganie oznaczeń poszczególnych rodzajów dokumentów w księgach rachunkowych,

-          na umowach (pisemnych zleceniach) zawieranych przez Straż Miejską, których skutkiem jest zaciąganie zobowiązań uzyskiwać kontrasygnatę głównej księgowej.

-          przestrzegać przepisów prawa powszechnego oraz „Polityki rachunkowości” obowiązującej w jednostce,

-          w sposób pisemny określić szczegółowe obowiązki i uprawnienia ABI oraz  ASI tak, aby bezpośredni przełożony miał możliwość bieżącego nadzorowania
i rozliczania wykonywanej przez nich pracy w przydzielonym zakresie,

-          przeanalizować, uzupełnić i wdrożyć unormowania wewnętrzne z zakresu przetwarzania i ochrony danych osobowych, uwzględniając m. in.:

- zasady okresowej zmiany haseł,

- sposób nadawania oraz dezaktywowania loginów do pracuy w systemach  informatycznych,

- procedury zarządzania ryzykiem w obszarze przetwarzania i ochrony danych osobowych,

- procedury regulujące sposób, częstotliwość oraz miejsce przechowywania kopii zapasowych,

- procedury awaryjnego uruchamiania systemu informatycznego oraz użycia uprzywilejowanych haseł Administratora Systemu Informatycznego w przypadku zaistnienia sytuacji nadzwyczajnych i awaryjnych np. awaryjnego cofnięcia uprawnień uprzywilejowanemu użytkownikowi aplikacji lub całego systemu,

-  procedury postępowania w sytuacji naruszania ochrony danych osobowych.

-          podjąć działania w celu ustalenia z Urzędem Miasta w Ostrowcu Św. zasad korzystania z programów: Ratusz i Esom,

-          zweryfikować upoważnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz przydzielonych loginów i haseł pod kątem ich aktualności oraz rzeczywistych potrzeb jednostki. Jednocześnie wprowadzić mechanizm zapewniający stałą ich aktualizację oraz dostosowywanie do zadań faktycznie wykonywanych przez pracowników SM,

-          opracować i wdrożyć procedury dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów papierowych zawierających dane osobowe,

-          zweryfikować zakres danych przetwarzanych zarówno komputerowo jak również w kartotekach prowadzonych systemem papierowym ze zbiorami zarejestrowanymi w GIODO. W przypadku stwierdzenia gromadzenia danych w innych zbiorach dokonać ich rejestracji,

-          dokumenty do „Składnicy Akt” przekazywać zgodnie z wewnętrzną instrukcją,

-          wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu egzekwowanie obowiązków nałożonych ustawą oraz wewnętrzną instrukcją na poszczególne osoby zaangażowane w przeprowadzoną inwentaryzację. Należy skutecznie przeszkolić pracowników i wyjaśnić oraz wskazać rolę i odpowiedzialność zarówno Komendanta jednostki, głównego księgowego, przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej jak i członków zespołów spisowych,

-          wprowadzić mechanizm kontrolny usprawniający i zapewniający skuteczny nadzór nad pracownikami wykonującymi pracę poza siedzibą Straży Miejskiej,

-           

6. Podjęte działania

-          przeanalizować zarządzenie w sprawie „Systemu kontroli zarządczej” pod kątem aktualności i obowiązujących wewnętrznych procedur i instrukcji,

-          wprowadzono zasady systematycznego sprawdzania znajomości i przestrzegania przez pracowników  wewnętrznych uregulowań w trakcie odpraw i kontroli prowadzonych przez komendanta i kierowników  referatów,

-          lista obecności pracownika zatrudnionego na ¼ etatu, wykonującego obowiązki na dyżurce - UM i na monitoringu – KPP znajduje się w pomieszczeniu dyżurnego SM, tj. dyżurka w UM,

-          zostaną dostosowane szczegółowe zapisy zawarte w Zakładowym planie kont kosztów zgodnie z obowiązującą podziałką budżetową określoną w rozporządzeniu M.F. z dnia 02.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych,

-          stawkę zwrotów kosztów używania w podróżach służbowych samochodów osobowych stanowiących własność pracowników określi nowe zarządzenia komendanta zgodnej ze stawkami zalecanymi dla jednostek zawartymi w Okólniku Nr 1 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 25.01.2007r. zmienionym Okólnikiem Prezydenta Miasta Ostrowca Św. Nr 7/2007 z dnia 10.10.2007r. w zakresie wysokości stawek oraz sposobu ich rozliczania za przejechane kilometry podróży służbowej,

-          dokumenty księgowe ujmowane są na poszczególnych paragrafach zgodnie z rozporządzeniem M.F. z dnia 02.03.2010r. Jedynie opłaty za dostęp do internetu będą ujmowane na § 435 od 01.01.2014r.

-          w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego ujęcia operacji
w księgach rachunkowych będą sporządzane stosowne korekty.

W przypadku nadpłaty w kwocie 100,00 za używanie częstotliwości radiowych dokonano stosownej korekty. Jednocześnie, po uzgodnieniu z Urzędem Komunikacji Elektronicznej w Warszawie, wystąpiono z pismem o zwrot nadpłaconej opłaty,

-    zostanie wprowadzony mechanizm kontrolny mający na celu przestrzeganie oznaczeń poszczególnych rodzajów dokumentów w księgach rachunkowych.

      Raz w tygodniu będą sporządzane wydruki operacji finansowych, a następnie sprawdzane, ze szczególnym zwróceniem uwagi na prawidłowość orzeczeń symboli dokumentów,

-          wszelkie umowy zawierane przez Komendanta SM będą parafowane również przez gł. księgową.,

-          zostanie zaktualizowana „Polityka rachunkowości” obowiązująca
w jednostce. Dokumentacja „zaangażowania”, zgodnie z zapisem w „Polityce rachunkowości”, będzie prowadzona w formie komputerowej,

-          przystąpiono do opracowania szczegółowych zakresów obowiązków dla pracowników, którym powierzono uprawnienia ABI i ASI,

-          rozpoczęto prace nad uaktualnieniem ,,Polityki Bezpieczeństwa Informacji’’,

-          przygotowano pisemne wystąpienia do Urzędu Miasta, celem uzgodnienia zasad korzystania z programów: Ratusz i Esom,

-          zobowiązano Administratora Bezpieczeństwa Informacji do weryfikowania wydanych upoważnień  oraz przydzielonych loginów i haseł pod kątem ich aktualności oraz rzeczywistych potrzeb jednostki  oraz systematycznego, w tym zakresie, analizowania zachodzących zmian osób na stanowiskach.

-          rozpoczęto prace nad uaktualnieniem ,,Polityki Bezpieczeństwa Informacji’’
w której  określone zostaną procedury dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów papierowych zawierających dane osobowe,

-          przeanalizowano zakres danych przetwarzanych zarówno komputerowo jak również w kartotekach prowadzonych systemem papierowym ze zbiorami zarejestrowanymi w GIODO. Na chwilę obecną  nie zachodzi potrzeba  rejestracji kolejnych  zbiorów,

-          zobowiązano osoby odpowiedzialne do przekazywania i przyjmowania dokumentów do „Składnicy Akt”, zgodnie z wewnętrzną instrukcją,

-          poszczególne osoby zaangażowane w przeprowadzoną inwentaryzację będą szkolone z zakresu obowiązków nałożonych ustawą oraz wewnętrzną instrukcją,

-          uaktualnienie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie zapewniającym skuteczny nadzór nad pracownikami wykonującymi pracę poza siedzibą Straży Miejskiej. Zmiana zasad prowadzenia dokumentacji służbowej umożliwiająca sprawdzenie wykonywania powierzonych obowiązków służbowych.